Questa guida è stata concepita per coloro che vogliono padroneggiare l’abilità di scrivere verbali di riunione in modo efficace e professionale. Il verbale di una riunione, seppur spesso sottovalutato, è uno strumento di comunicazione fondamentale in qualsiasi contesto professionale – aziendale, governativo, accademico o di altro genere. Raccoglie e documenta in modo chiaro e sintetico i punti chiave discussi, le decisioni prese e le azioni future concordate durante la riunione, fornendo un riferimento affidabile e di facile consultazione per tutti i partecipanti.
Una redazione accurata e precisa del verbale consente di garantire trasparenza, responsabilità e tracciabilità delle decisioni. Tuttavia, saper scrivere un verbale di riunione non è semplicemente una questione di prendere appunti. È un’abilità che richiede una certa conoscenza delle tecniche di scrittura, una buona capacità di ascolto, di sintesi e di organizzazione delle informazioni.
Attraverso questa guida, vi accompagnerò passo passo nel processo di creazione di un verbale di riunione, partendo dall’ascolto attivo, passando per la stesura degli appunti, fino alla redazione del testo finale. Sia che siate alle prime armi, sia che siate professionisti in cerca di consigli per affinare ulteriormente le vostre competenze, questa guida vi fornirà gli strumenti necessari per diventare un abile redattore di verbali. Preparatevi a trasformare le vostre riunioni in documenti validi e utili, che rappresentano fedelmente le discussioni avvenute e guidano l’azione futura.
Cos’è
Un verbale di riunione è un documento scritto che registra le principali decisioni, discussioni e azioni intraprese durante una riunione. È un resoconto ufficiale che serve come riferimento e promemoria per i partecipanti e per coloro che non erano presenti alla riunione.
Un verbale di riunione tipicamente include dettagli come la data e l’ora della riunione, i nomi dei partecipanti, l’ordine del giorno, i punti discussi, le decisioni prese, le azioni da intraprendere e da chi, e la data della prossima riunione. Può anche includere il nome della persona che ha redatto il verbale.
È importante che un verbale di riunione sia accurato e obiettivo, in quanto può servire come un record legale di ciò che è stato deciso durante la riunione. Per questo motivo, la persona incaricata di redigere il verbale dovrebbe avere una buona comprensione degli argomenti discussi e una capacità di sintesi per riportare le informazioni in modo chiaro e conciso.
Un verbale di riunione è un importante strumento di comunicazione organizzativa e può aiutare a garantire che tutti siano sulla stessa pagina riguardo alle decisioni prese e alle azioni future.
Come scrivere un verbale di riunione
Scrivere un verbale di riunione è un compito importante che richiede precisione e attenzione ai dettagli. Il verbale è un documento ufficiale che traccia le decisioni prese durante una riunione e può servire come riferimento per le future discussioni. Ecco una guida dettagliata su come scrivere un verbale di riunione efficace.
1. Preparazione: Assicurati di avere tutti i materiali necessari prima dell’inizio della riunione. Questo include l’ordine del giorno della riunione, una lista dei partecipanti, e un metodo per registrare la discussione (come un computer o un blocco note).
2. Ascolta attentamente: Durante la riunione, ascolta attentamente tutto ciò che viene detto. Non dovresti partecipare alla discussione a meno che non ti venga chiesto specificamente. Il tuo compito principale è registrare le informazioni, non partecipare alla discussione.
3. Registra i dettagli chiave: Annota l’ora di inizio e fine della riunione, il nome della persona che presiede la riunione, i nomi di tutti i partecipanti, e qualsiasi decisione o azione concordata. Assicurati di registrare anche qualsiasi punto controverso o dibattuto.
4. Usa un linguaggio neutro: Quando scrivi il verbale, usa un linguaggio neutro e imparziale. Evita di usare termini che possano essere interpretati come parziali o di parte.
5. Struttura del verbale: Il verbale dovrebbe essere strutturato in modo logico. Inizia con le informazioni di base sulla riunione (data, ora, luogo, presiedente, partecipanti), seguito dall’elenco dei punti all’ordine del giorno. Poi, per ogni punto, scrivi una breve descrizione della discussione e delle decisioni prese o delle azioni da intraprendere.
6. Rileggi e correggi: Dopo aver completato il verbale, rileggilo attentamente per correggere eventuali errori di ortografia o grammatica. Assicurati anche che il contenuto sia preciso e rifletta accuratamente ciò che è stato discusso durante la riunione.
7. Condivisione e archiviazione: Una volta che il verbale è completo, dovrebbe essere condiviso con tutti i partecipanti alla riunione. Può anche essere necessario archiviarlo per riferimenti futuri.
Ricorda, scrivere un verbale di riunione non è solo una questione di prendere appunti. È una responsabilità importante che richiede precisione, attenzione ai dettagli, e la capacità di ascoltare attentamente. Con la pratica, tuttavia, diventerà un compito più facile e naturale.
Esempio
Un verbale di riunione è un documento ufficiale che riassume le discussioni e le decisioni prese durante una riunione. Questo documento fornisce una traccia scritta degli argomenti trattati e delle azioni concordate o assegnate.
Titolo: Verbale della riunione del consiglio di amministrazione di XYZ Ltd
Luogo: Sala riunioni, ufficio centrale XYZ Ltd
Data: 24 Maggio 2022
Ora: 10:00 – 12:00
Partecipanti:
1. Sig. Mario Rossi – Presidente
2. Sig.ra Maria Bianchi – Direttore Generale
3. Sig. Pietro Verdi – Responsabile Finanziario
4. Sig.ra Laura Gialli – Responsabile Risorse Umane
Assenti:
1. Sig. Giuseppe Neri – Responsabile Marketing
Agenda:
1. Discussione sul budget annuale
2. Valutazione delle prestazioni del dipartimento vendite
3. Pianificazione di strategie di marketing
Discussione:
1. Sig. Rossi ha aperto la riunione alle 10:05.
2. Sig.ra Bianchi ha presentato il report sul budget annuale. Dopo una discussione approfondita, il consiglio ha approvato il budget.
3. Sig. Verdi ha presentato un rapporto sulle prestazioni del dipartimento vendite. Il consiglio ha deciso di assegnare più risorse al dipartimento per migliorare le prestazioni.
4. L’assenza del Sig. Neri ha portato al rinvio della discussione sulle strategie di marketing alla prossima riunione.
5. Sig. Rossi ha concluso la riunione alle 12:00.
Azioni concordate:
1. Sig.ra Bianchi deve inviare una copia del budget approvato a tutti i dipartimenti.
2. Sig. Verdi deve coordinarsi con il dipartimento vendite per l’implementazione delle nuove risorse.
3. Sig. Neri deve preparare una presentazione sulle strategie di marketing per la prossima riunione.
Prossima riunione:
Data: 30 Giugno 2022
Luogo: Sala riunioni, ufficio centrale XYZ Ltd
Ora: 10:00
Firmato,
[Nome del segretario della riunione]